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10个word操作技巧让你秒变大神

  • 发布时间：2017-05-27 08:34:46
  • |
  • 出处：PDF猫
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  • 阅读量：710
Word文档无论是在哪个领域都是最常使用的软件之一，很多人对于word文档的操作都是只知皮毛。当遇到一些比较难排版的时候，很多人都会被折磨的不要不要的，心里发出感慨说这word文档排版咋就这么难呢？今天我就来给大家分享10个word操作小技巧让你不再为word排版为难，让你步入玩转word的大神列队。
01 批量复制粘贴格式

如果要把标题一的格式复制给其他标题，你会怎么做呢？

大多数人都知道，可以用格式刷。

操作过程是这样的：
① 选中标题一
② 单击格式刷
③ 点击标题二

④ 再次选中标题一
⑤ 再次点击格式刷
⑥ 点击标题三

……
循环重复，直到全部刷完为止
 
但是你是否知道，格式刷还可以连刷？

你只需要在选中标题一后，双击格式刷，就能省去重复点击格式刷的操作，直接把格式刷给其他标题。
（PS：PPT中的动画刷也能双击后连刷）

但是复制粘贴格式，King更喜欢的是直接用快捷键。
众所周知，Ctrl+C / V 是用来复制粘贴内容的。
那你知道加上 Shift 键后他们会变成什么吗？

用快捷键的好处，按下C后，格式直接保存在后台，需要用时按一下V。
即使复制后，中间有做过其他编辑操作，仍然可以继续粘贴。
而在跨页面粘贴格式时，不用担心意外退出格式刷。
（PS：PPT中也可以用哦）
如果你尝到快捷键的好处，就去把常用的快捷键全部翻出来吧。
打印或截图放在你的桌面上，有意地去使用它们，形成习惯，就能大大提升操作效率。

但是即使用 Ctrl+shift+V，还是要一次次选中目标对象，把格式粘贴过去不是吗？
如果我有10个标题，就还是要操作10次。

那我有没有办法，可以一次就选中所有要改的标题，然后把格式一次性粘贴过去呢？

有！这时候我们就要用Word里边非常神奇的一个功能，叫 选中格式相似文本

02 批量选中格式相似文本

我先 Ctrl + Shift + C 把标题一的格式复制到后台。
然后点击标题二，再点击下图所示的按钮，把所有标题选中。

剩下的标题就全部选中了，再Ctrl+Shift+V一下就能全部搞定。
你Get到了提高操作效率的秘诀了吗？

要提高操作效率，最有效的，并不是死记硬背的快捷键，更厉害的是掌握一个重要心法：重复的操作必有批量完成的方法！

如果你有批量完成重复操作的意识，主动地去找解决方法，就能事半功倍：

① 要重复调整多个段落的格式 —— 批量选中，批量粘贴格式
② 要在页面顶部重复插入公司Logo —— 在页眉里插入Logo
③ 重复的错别字要全部修正 —— 替换法

虽然看的是招式，但是背后的意识心态，才是高手和小白的真正差距所在。

快捷键和选中格式相似文本这两个技巧，更多的是在文档已经做好了以后，重新编辑文档的时候用。

但如果你要开始写一篇很长的文档，比如论文、活动方案、标书等，下面这个技巧你一定要会！它是整个Word排版的核心，用好它，能够帮你你大大地节省反复修改的时间。

03 样式管理-批量套用和修改的秘诀

一个占据了开始菜单1/2面积的工具，你怎么能够忽视？

比如，我做好了一个一级标题的格式，只要在样式栏里，点击右键更新并匹配到标题1样式，就将级别1的标题格式放到了样式库里。

下一个标题还用到这个格式，怎么办呢？
直接点击标题样式就可以套用！
接着输入文字就直接是设定好的格式。

有了这个功能，就再也不用担心，BigBoss突然说，一级标题全部缩小一号，颜色全部换成喜庆大红色了……

为什么呢？

因为King已经给全部一级标题套用了标题1样式，我只需要改一个标题的格式，然后右键更新匹配到标题1，全部一级标题的格式就齐刷刷地改过来了，真的是1秒钟搞定！

样式就相当于一个容器，把所有的格式（大小、行距、颜色、缩进、边框、底纹等等都包含在内）都打包放在了这个容器里，你需要用到时，点击一下，就把这些格式套在你所选的文字段落上。

如果没有套用样式的话，就得全部改一遍……这还能早早下班吗？

以后要做长文档的排版，知道怎么做了吗？
你得先规划好各级文本的样式，再写作时就可以直接套用。这样就可以专心在内容编写上，而不用操心格式问题。

04 秒杀多级编号--自定义多级编号

比如，写论文、方案之类的文档，每一个级别的格式都不一样：

什么？这些编号你都是手打出来的？
真是努力感人……
万一中间哪一块内容要调一下顺序，新增或者删除一个小节内容，你估计会改到吐血 ~

在自动编号旁边就有一个自动多级列表功能，你可以直接用起来！

但 …… 这还不是最厉害的，它可以和样式关联在一起！

在多级列表菜单中选择【定义新的多级列表】，展开【更多】选项后，就能将每一级别的编号和不同级别的标题样式链接到一起。在你套用样式时，它就自动帮你续上编号！

轻轻一点，就自动排好各级编号，增、删、改都能自动更新编号。

从今往后，再也不要手贱的一个个手打了。

像论文、标书这种很长的文档，除了各级文字的格式，还有一项内容非常重要。
对，目录！

这个少不了，而且也可以自动生成！

05 自动生成目录

在插入菜单下，直接就有一个目录功能，点一下插入目录就能自动生成。

整齐划一，美观大方的目录就一键生成了，如有修改内容，右键点击可以一键更新，再也不用手工调整页码。

但是这个功能有一个前提。以上就是今天给大家分享的关于10个word操作技巧让你秒变大神的操作方法，有需要的小伙伴们可以根据以上步骤进行操作，如果需要转换pdf格式可以使用w大师转换器。
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