Excel表格中打印必学技巧

我的位置：首页 > 教程分类 > EXCEL转PDF > Excel表格中打印必学技巧

在日常打印报表的时候，可能会遇到这种情况，每页打印的数据都是指定的行数，例如下面这个销售表，要求每周的数据打印一页，相当于包含标题行，每页都是八行数据：
待打印数据

如果你遇到这种问题，是怎么处理的呢？
方法一：手动添加分页符。
如果数据少，只有几页，这个方法是可以的，但是数据多的话，估计你会受不了。
方法二：调整页边距，控制每页的行数。
这个方法比较考验耐心了，通过若干次调试，有可能会符合要求，可是每次都要这样调整，好像也不是一件愉快的事情。
方法三：使用VBA来实现固定行数分页打印。
以上三种方法只有最后这个方法比较科学， VBA怎么用先不说，但每次要根据行数来修改代码，就不是一般人愿意的。
其实还有一种更加方便而且容易学会的方法来完成这个麻烦的工作，我们一起来看看是如何操作的吧。
第一步：在数据后面使用公式=INT(ROW(A7)/7)下拉，得到一列数字：
添加辅助列

可以看出，得到的数字是7个一组，因为ROW函数可以得到行号，ROW(A7)结果就是7，用这个数字除以7，再用INT函数取整，最后的结果就是7个一组的数列。
本例中我们是每页7行数据，如果每页要变成20行，只需要将公式修改为=INT(ROW(A20)/20)，非常方便。
在进行下一步操作之前，先把这列公式得到的数据选择性粘贴为数值，下面我们使用分类汇总来进行添加分页符。
第二步：使用分类汇总添加分页符
选中H列，点击分类汇总，会弹出一个对话框，因为这一列没有表头，直接点击确定即可：

在弹出的选项中，其他都不需要修改设置，只要把【每组数据分页】这个选项打钩即可：

点击确定按钮，效果如图所示：
分类汇总结果

到这一步，分页符已经添加完成了，剩下要做的就是一些排版美化工作。
第三步：删除多余的列和空行
删除H和I列数据，然后选择A列，按F5打开定位对话框：

打开【定位条件】，选中【空值】后确定：
定位空值

不要点击任何单元格，直接右键，删除：
删除定位

选择删除整行：

第四步：清除分级显示，添加打印标题行
点击【数据】-【取消组合】-【清除分级显示】：
清楚分级显示

再点击【页面布局】-【打印标题】，在顶端标题行中选择第一行完成设置：

好了，现在让我们来预览看看效果吧。
打印设置效果

每一页都是只有7行，非常统一哦。
这个方法看起来操作步骤比较多，实际上熟练的话也就一两分钟的事情，而且通过修改公式就能灵活控制行数，最后为大家提供一个完整的操作动画，喜欢这个技巧的话记得分享啊！

假如你学习到了这个新技能不妨转发推荐给你的小伙伴。并动动小指头收藏，以免下次走丢。

我们将定期更新Word、Excel、PPT等操作技巧。pdf转换器供在线免费的PDF转word、PDF转Excel、PDF转PPT服务。

PDF猫转换器

支持40多种格式转换，高效办公

马上下载

上一篇：excel里的Alt键十大用法详解下一篇：三种Excel中快速插入符号 √ 及 × 的方法

PDF猫转换器

支持40多种格式转换，高效办公

立即下载