合同管理是企业重要的管理活动,要做好合同管理工作,首先需要建立全面合理的合同管理制度和流程。
01合同管理制度
在合同管理职责分工方面,需要通过制度明确横向各部门的合同管理职责,以及纵向不同层级人员的合同审核重点,以确保各部门及各层级人员管理职责清晰,无交叉和遗漏。大部分企业都会将合同的归口管理职责设在法律部,由法律部负责制定和完善公司合同管理的相关制度和流程,参与重大合同可行性研究、招投标、商务谈判,并致力于推动合同全过程管理,建立和完善合同履行监控机制,提出合同管理信息化需求,推进公司合同管理电子化,形成合同闭环管理。
各个企业可以根据实际情况搭建合同管理制度体系,具体而言,包括合同的基础制度、特殊类型合同的管理制度和专项合同管理制度。制度体系的层级和制度的数量取决于企业自身的合同数量、类型是否繁多,以及企业对合同管理的具体需求。
02合同管理流程
合同管理流程大体分为串行审批和并行审批两种,前者是指合同承办部门、审查部门、公司领导按照串行的方式审批合同,任何一个审查环节结束,下一个审查环节才能开始;后者是指各审查部门以并行的方式同时对一个合同进行审查,在各审查部门对合同均同意签署的情况下,再由公司领导对合同进行最后的审批,任何一个审查部门对合同内容有修改意见,合同都将被退回到承办部门修改,完善后重新提交审批。从审查效率的角度比较两种审查方式,在合同起草质量较高、合同退回几率较小的情况下,并行审批的效率更高。除了常规流程以外,企业还可以设置合同预审流程和批量审批流程等特殊的审批流程,以作为普通流程的补充。
剖析合同流程,我们会发现每一个合同都需要经历合同准备、起草、审核、签订、履行、归档的全过程,下面从四个环节做简要展开:
1、合同准备
合同准备阶段的第一个重点内容是选择合格的供应商。
2、合同审核
合同审核是合同管理过程中最为重要的一项内容,其目的旨在通过业务部门及职能部门的专业审核,对合同前置的审批流程及约定的条款内容进行全面把关,防范合同风险。
3、合同签订
合同的签字人理论上应是公司的法定代表人,其他人员在合同上签字,应当取得法定代表人签署的授权委托书。
4、合同履行
合同履行是合同管理过程中最难控制的环节,具有管理人员分散、履行数据不易采集、履行偏差原因复杂等特点。
合同管理能满足管理需要的方式与方法才是最佳的合同管理。