企业如何才能精细化的管理合同？

俗话说：细活出精工。要做到精细化管理，就要从精细化管理的第一个层次—规范化开始做起，而合同管理的规范化自然也就成了不可忽视的因素。

我们可以从新年开始公司实行《企业合同管理制度》，规范了公司各项目合同的保存，建立了规范化、高效化地文件资料管理体系，可以更好的保存合同以及快速的查阅。

传统管理具体情况如下：

1. 项目文件编号

公司合同归档编号规则采用公司名称拼音简称+部门简称拼音+K或R（分别代表框架合同或日常合同）+年份+月份+（日）+序号的规则编制，形象醒目，方便查找。如采购部的第1号合同：CQSB/CG R/2016-（月）-0001（当月自然数排序）。以前公司合同编号没有作统一规定，杂乱无章，不便查找，无形中浪费巨大的人力物力。

2. 电子归档

在excel里制定一个表格，建立电子化的合同台帐。内容主要包括：序号、合同名称、合同编号、合同单位、履行期限、履行情况信息、每份合同都必须编号，包括合同正本及附件。另外公司各部门将每月汇总台帐、明晰合同进行扫描存档备份。实行电子化归档，节省了翻阅合同的时间，避免了时间浪费。

3. 装盒归档

准备固定摆放合同的位置以及专用的文件盒，按照实际情况向内放入一定数量的合同，合同用文件夹统一归纳起来，在文件盒的侧而用醒目的笔，按时问顺序写上盒号，盒号即档案盒的排列顺序号C1. 2. 3形式)，并且将里面的文件编号按照从小至大(例如项目1-7)编排同样写在侧面，以便在电子档查阅合同的时候，可以准确的知道己编号的合同文件，在几号文件盒之中，另外用A4纸打印出横排为项目名称目录，竖列为文件编号的相关信息，贴在文件盒正面，方便查阅。

4. 纸质目录方式

将所有文件编号、项目名称以及每个合同的摆放盒号，按照顺序，用A4纸全部打印出来，摆放在归档合同的文件柜上，方便查阅，避免盲目翻找。

公司实行合同化管理办法会隐藏那些问题并且能通过合同管家解决：

1. 执行力度不够。在实际工作中，一些部门并没有完全按照上述规定进行操作，导致台账与合同内容不一致。最终浪费了时间让相关人员进行重整。

2. 没有建立起借阅登记制度。各部门可以准备一本专用于合同借出或者查阅登记本，登记人应将合同编号以及项目名称写在页面上，签署姓名以及借阅日期。归还时，可将之划去，且注明归还日期，以便知道合同的去向，防止合同丢失。

3.制作月报浪费时间。纸质合同有变更时，对金额修改不方便，容易造成错误。

4.Excel表格电子存档容易造成误操作，对操作某一份合同内容不明确。影响其他合同操作日志。

5.注册安装新的系统，容易导致电脑配置过低系统崩溃。每个成员需要再次安装相对应版本。

6.合同模版更新需要一一转达，并让其他成员一一下载保存。容易造成不谨慎的成员再次使用旧模版。

综上所述：找到一个合适的管理方式，遵循文件的形成规律，按照随办随归方式将当天接手的合同整理归档。纸质目录上，要及时添加更新，保证合同项目能全部在上体现出，避免盲目翻找，节约时间。归档的原文件应保持清洁，完整，对已损坏的文件予以修整。

但是合同管家一个微应用缺能很好的解决问题：

1.与钉钉成员自动匹配。无需再注册安装软件。无需再对成员权限进行设置。只需要根据企业分布结构进行即可。

2.管理员更新上传模版，企业其他成员自动调用最新合同并发起，无需下载模版。

3.企业销售人员众多，合同编码容易重复使用，如果直接打印合同编码，需要多次修改保存，进行打印。加大打印人员的工作量。只需根据相对应编码规则设置，自动输出不重复的合同编码。

4.合同审核流程不规范，人事需要多次对新进员工培训相关知识，员工胆小不敢找领导审批、员工需要多次跑到整个办公室。只需要设置相关权限，在自己的办公位置上就能得知审批结果。

5.审批通过后自动通知管理印章人员。让其打印出来进行盖章。坐岗位上就能完成发起工作。

6.拿着我司已盖好的印章，直接与合作方签署协议。无需自己在审查合同。

7.签署完成后上传扫描件归档到合同管家，自动完成统计并能让领导了解合同签署进程。

8.上传合同后，相关人员无需再次签借阅、归还等记录。

9.安全保存合作伙伴信息，及时更新最新消息。

10.电脑、手机、平板等无限制系统多端查看，企业管理员轻松将合同整理压缩到手机里随时随地查看。

看了这么多麻烦，你还愿意使用原始的合同管理办法吗？赶紧使用合同管家来规避这些麻烦吧。